Di Indonesia, digitalisasi bisnis terus berkembang. Kementerian Komunikasi dan Informatika menyebutkan bahwa 27 juta UMKM telah mengadopsi teknologi digital pada 2024, dengan target mencapai 30 juta UMKM pada tahun yang sama.
Seiring dengan pertumbuhan tersebut, kebutuhan pebisnis untuk mengelola prospek, mengatur pekerjaan tim, memantau penjualan, dan memastikan pencatatan keuangan tetap rapi juga bertambah.
Untuk menjawab kebutuhan tersebut, berbagai software bisnis hadir sebagai solusi.
Artikel ini akan membahas berbagai kategori software bisnis, di mana setiap kategorinya memiliki fungsi berbeda, mulai dari mengotomatisasi pemasaran hingga menyusun laporan keuangan.
1. Software Akuntansi untuk Mengelola Keuangan Bisnis
Software akuntansi adalah perangkat lunak yang membantu bisnis mencatat transaksi, mengelola data keuangan, dan menyusun laporan berdasarkan transaksi yang dicatat.
Software ini penting untuk menjaga keteraturan administrasi keuangan sekaligus membantu pemilik bisnis memahami kondisi usahanya.
Fungsi dan manfaat software akuntansi
Software akuntansi dapat membantu mencatat pemasukan dan pengeluaran, mengelola transaksi penjualan dan pembelian, memantau piutang dan utang, serta menyusun laporan keuangan seperti laba rugi, neraca, dan arus kas.
Bagi bisnis yang menjual produk, sejumlah software juga menyediakan fitur pengelolaan persediaan. Dengan pencatatan yang terstruktur, pemilik bisnis dapat mengevaluasi biaya operasional, memantau kewajiban pembayaran, dan menilai profitabilitas usaha dengan lebih mudah.
Software akuntansi juga dapat membantu mengurangi pekerjaan administratif yang berulang.
Dengan software akuntansi, transaksi dan informasi keuangan dapat dikelola dalam sistem yang lebih terstruktur.
Contoh software akuntansi
- Kledo: software akuntansi berbasis cloud yang membantu bisnis mengelola pencatatan transaksi dan laporan keuangan. Kledo juga menyediakan fitur terkait penjualan, pembelian, serta persediaan sesuai kebutuhan bisnis.
- QuickBooks: menyediakan solusi akuntansi untuk pencatatan transaksi, pengelolaan keuangan, dan pelaporan bisnis.
Saat memilih software akuntansi, pertimbangkan kebutuhan pencatatan, jenis laporan, pengelolaan stok, jumlah pengguna, dan kemampuan integrasi dengan aplikasi lain. Bisnis di Indonesia juga sebaiknya memastikan sistem yang dipilih sesuai dengan kebutuhan administrasi dan pelaporan lokal.
2. Customer Relationship Management (CRM) untuk Mengelola Hubungan Pelanggan
CRM adalah software yang membantu bisnis mengumpulkan, menyimpan, dan mengelola informasi pelanggan serta riwayat interaksi mereka. Sistem ini memungkinkan tim pemasaran dan penjualan bekerja menggunakan data pelanggan yang lebih terorganisasi.
Fungsi dan manfaat CRM
CRM dapat digunakan untuk mencatat informasi kontak, memantau tahapan penjualan, mengatur tindak lanjut prospek, dan menyimpan riwayat komunikasi.
Dengan data yang terpusat, tim lebih mudah mengetahui kebutuhan pelanggan dan menentukan tindakan selanjutnya.
CRM juga membantu manajer memantau pipeline penjualan serta mengevaluasi prospek yang membutuhkan perhatian lebih lanjut.
Kebutuhan ini berkaitan dengan tantangan pengelolaan waktu tim penjualan. Dalam laporan State of Sales 2024, Salesforce menemukan bahwa tenaga penjualan yang disurvei di Singapura rata-rata hanya menggunakan 29% waktu kerja mereka untuk berinteraksi dengan pelanggan. Temuan tersebut berasal dari 100 responden penjualan di Singapura dalam survei global yang melibatkan 5.500 profesional dari 27 negara.
CRM dapat membantu mengorganisasi informasi prospek dan tindak lanjut agar tim tidak perlu bergantung pada catatan yang tersebar. Namun, efektivitasnya tetap bergantung pada kualitas data dan konsistensi tim dalam memperbarui informasi.
Contoh tools CRM
- Salesforce: menyediakan solusi CRM untuk pengelolaan pelanggan, aktivitas penjualan, dan proses bisnis yang kompleks.
- HubSpot CRM: membantu bisnis mengelola kontak, prospek, dan aktivitas penjualan dalam satu platform.
3. Project Management Software untuk Mengatur Pekerjaan Tim
Project management software adalah software yang membantu bisnis merencanakan proyek, membagi tugas, menetapkan tenggat waktu, dan memantau kemajuan pekerjaan. Tools ini berguna untuk memastikan setiap anggota tim memahami tanggung jawab dan prioritasnya.
Fungsi dan manfaat project management software
Software manajemen proyek dapat digunakan untuk menyusun daftar tugas, menentukan penanggung jawab, memantau status pekerjaan, dan mengatur jadwal proyek.
Beberapa platform juga menyediakan fitur kolaborasi, pelacakan ketergantungan antartugas, serta pemantauan beban kerja.
Dengan pengelolaan yang terstruktur, bisnis dapat mengurangi risiko tugas terlewat, meningkatkan transparansi pekerjaan, dan mengidentifikasi hambatan sebelum mengganggu jadwal proyek.
Contoh tools project management
- Trello: menggunakan papan, daftar, dan kartu untuk mengelola tugas secara visual. Cocok untuk tim kecil yang membutuhkan alur kerja sederhana.
- Asana: membantu tim mengelola proyek, tenggat waktu, ketergantungan antartugas, dan kolaborasi lintas divisi.
4. Collaboration Software untuk Mempermudah Kerja Tim
Collaboration software adalah perangkat lunak yang membantu anggota tim berkomunikasi, berbagi dokumen, dan bekerja bersama meskipun berada di lokasi berbeda.
Kategori ini penting bagi bisnis digital yang mengandalkan koordinasi lintas fungsi atau menerapkan sistem kerja jarak jauh.
Fungsi dan manfaat collaboration software
Software kolaborasi dapat mendukung komunikasi melalui pesan atau konferensi video, penyuntingan dokumen bersama, penyimpanan file, dan pertukaran informasi secara terpusat.
Penggunaan tools yang tepat membantu mengurangi pertukaran file berulang, memudahkan pencarian dokumen, dan menjaga anggota tim tetap memiliki akses ke informasi yang relevan.
Contoh tools collaboration
- Google Workspace: menyediakan Gmail, Google Drive, Google Docs, Google Sheets, dan Google Meet untuk mendukung komunikasi serta kolaborasi dokumen.
- Microsoft 365: menyediakan aplikasi produktivitas dan kolaborasi seperti Word, Excel, PowerPoint, dan Teams.
Bisnis perlu memperhatikan pengaturan hak akses, keamanan akun, dan struktur penyimpanan dokumen agar kolaborasi tidak menimbulkan risiko kebocoran atau duplikasi data.
5. Marketing Automation Software untuk Mengotomatisasi Pemasaran
Marketing automation software adalah software yang membantu bisnis mengotomatisasi aktivitas pemasaran berdasarkan aturan atau pemicu tertentu.
Dengan software ini, tim pemasaran dapat menjalankan kampanye secara lebih konsisten tanpa harus melakukan setiap proses secara manual.
Fungsi dan manfaat marketing automation
Software ini dapat digunakan untuk menjadwalkan kampanye email, mengirim pesan tindak lanjut kepada prospek, mengelompokkan audiens, dan memantau performa kampanye. Beberapa platform juga mendukung personalisasi pesan berdasarkan perilaku pelanggan.
Manfaat utamanya adalah mengurangi pekerjaan berulang, menjaga konsistensi komunikasi, dan membantu tim mengevaluasi efektivitas pemasaran melalui data.
Potensi otomatisasi juga semakin luas dengan perkembangan AI generatif. McKinsey memperkirakan bahwa AI generatif berpotensi meningkatkan produktivitas fungsi pemasaran dengan nilai setara 5–15% dari total pengeluaran pemasaran.
Bagi bisnis, otomatisasi dapat membantu mempercepat pekerjaan rutin sehingga tim memiliki lebih banyak waktu untuk mengevaluasi strategi, memahami kebutuhan pelanggan, dan mengembangkan kampanye yang lebih relevan.
Contoh tools marketing automation
- HubSpot: menyediakan fitur otomatisasi pemasaran dan CRM untuk mengelola prospek serta aktivitas pemasaran.
- Mailchimp: membantu bisnis menjalankan kampanye email, mengelompokkan audiens, dan mengukur performa email marketing.
Pilihlah tools berdasarkan saluran pemasaran yang digunakan, kompleksitas kampanye, dan kebutuhan integrasi dengan sistem lain.
Tips Memilih Software untuk Mengelola Bisnis Digital
Tidak semua bisnis membutuhkan seluruh kategori software di atas. Pilihan terbaik bergantung pada masalah operasional yang ingin diselesaikan dan seberapa kompleks proses bisnis yang dijalankan.
1. Identifikasi kebutuhan utama
Tentukan proses yang paling membutuhkan perbaikan. Jika banyak prospek tidak tertindaklanjuti, CRM dapat menjadi prioritas.
Jika pekerjaan sering terlambat, pertimbangkan project management software. Jika pencatatan keuangan mulai sulit dikendalikan, software akuntansi dapat membantu.
2. Sesuaikan fitur dengan skala bisnis
Bandingkan fitur yang benar-benar dibutuhkan dengan biaya berlangganan. Bisnis kecil tidak selalu membutuhkan platform dengan fitur paling lengkap.
Mulailah dari solusi yang mampu menyelesaikan masalah utama dan dapat dikembangkan ketika kebutuhan meningkat.
3. Periksa kemampuan integrasi
Integrasi memungkinkan data mengalir antar sistem sehingga tim tidak perlu memasukkan informasi yang sama berulang kali.
Sebelum berlangganan, periksa apakah software mendukung integrasi langsung, API, atau konektor pihak ketiga yang sesuai dengan sistem bisnis.
4. Evaluasi keamanan dan kemudahan penggunaan
Pastikan software memiliki pengaturan hak akses yang sesuai dan kebijakan keamanan yang dapat dipahami.
Selain itu, pilih aplikasi yang cukup mudah digunakan agar tim dapat mengadopsinya tanpa proses pelatihan yang berlebihan.
5. Ukur manfaat setelah implementasi
Evaluasi apakah software membantu menghemat waktu, mengurangi kesalahan, mempercepat pekerjaan, atau meningkatkan visibilitas bisnis. Jika aplikasi jarang digunakan atau memiliki fungsi yang tumpang tindih dengan tools lain, pertimbangkan kembali biaya dan manfaatnya.
Kesimpulan
Software untuk mengelola bisnis digital memiliki fungsi yang berbeda-beda. Marketing automation membantu mengoptimalkan aktivitas pemasaran, CRM mengelola hubungan pelanggan, project management software mengatur pekerjaan tim, collaboration software mendukung koordinasi, dan software akuntansi membantu menjaga keteraturan keuangan.
Berbagai survei menunjukkan bahwa pekerjaan manual dan sistem yang kurang terintegrasi masih menjadi tantangan bagi bisnis.
Karena itu, pebisnis tidak harus menggunakan semua tools sekaligus. Mulailah dengan mengidentifikasi hambatan operasional, lalu pilih software yang paling relevan dan dapat mendukung proses bisnis secara berkelanjutan.
Dengan pemilihan yang tepat, teknologi dapat membantu bisnis bekerja lebih efisien sekaligus memberikan dasar informasi yang lebih baik untuk pengambilan keputusan.
*Artikel ini hasil kerjasama Kledo dan FruityLogic
