Pernah merasa kesulitan saat harus menjelaskan ide atau proses yang rumit ke tim? Penjelasan yang berbelit-belit seringkali membuat pesan tidak tersampaikan dan memicu kesalahpahaman yang seharusnya bisa dihindari.
Tenang, ada cara mudah untuk menyederhanakannya. Flowchart adalah solusi visual yang bisa membantumu menguraikan alur kerja apa pun menjadi lebih logis dan mudah diikuti oleh semua orang.
Mengapa Kamu Perlu Menggunakan Flowchart?
Flowchart adalah alat komunikasi visual yang sangat berguna untuk siapa saja yang terlibat dalam perencanaan, pengorganisasian, dan perbaikan proses. Alat ini membantumu memetakan setiap langkah, sehingga alur yang kompleks sekalipun menjadi lebih mudah dicerna.
Berikut adalah beberapa keuntungan utama jika kamu mulai menggunakan flowchart dalam pekerjaanmu.
1. Komunikasi Menjadi Lebih Sederhana
Dengan bantuan simbol visual, kamu bisa menggantikan jargon atau penjelasan teknis yang panjang. Hal ini membuat komunikasi lebih efektif karena semua orang bisa melihat gambaran besar dari proses yang sedang dibahas.
2. Memudahkan Pemahaman Alur Kerja
Flowchart disajikan secara logis dan berurutan, sehingga siapa pun dapat memahami sebuah proses dengan lebih cepat dan efisien. Ini sangat membantu saat menjelaskan alur kerja kepada anggota tim baru atau pemangku kepentingan dari departemen lain.
3. Membantu Menemukan dan Memecahkan Masalah
Sifat logis dari flowchart memungkinkan tim untuk dengan mudah menemukan langkah-langkah yang tidak perlu, potensi hambatan, atau area yang bisa ditingkatkan. Hal ini menjadikan proses troubleshooting jauh lebih terarah dan efisien.
4. Berfungsi Sebagai Dokumentasi yang Baik
Hasil dari sesi diskusi atau brainstorming yang dituangkan dalam flowchart dapat disimpan sebagai dokumentasi visual. Ini menjadi referensi yang sangat berguna untuk proyek di masa depan atau untuk melacak perkembangan sebuah proses.
Apa Saja Jenis Flowchart yang Umum Digunakan
Ada banyak sekali jenis flowchart, namun memilih yang tepat sesuai kebutuhan adalah kuncinya. Berikut adalah beberapa jenis yang paling sering kamu temui.
1. Decision Flowchart
Jenis ini membantumu memetakan langkah-langkah dalam pengambilan keputusan. Decision flowchart (atau decision tree) menguraikan berbagai pilihan yang tersedia beserta kemungkinan konsekuensi dari setiap pilihan tersebut, sehingga sangat berguna untuk memecahkan masalah.
2. Process Flowchart
Dikenal juga sebagai swimlane diagram, flowchart ini memvisualisasikan urutan langkah yang harus dilakukan untuk mencapai suatu hasil. Ini adalah jenis yang paling umum untuk menggambarkan alur kerja dari awal hingga akhir.
3. Product Flowchart
Bagi para pengembang produk atau manajer proyek, product flowchart sangat membantu untuk memantau setiap tahapan pengembangan produk baru. Mulai dari ide awal, desain, pembuatan prototipe, hingga implementasi di pasar.
4. PERT Chart
PERT (Program Evaluation and Review Technique) Chart berguna untuk memvisualisasikan linimasa sebuah proyek. Dengan jenis ini, kamu bisa melacak tugas setiap anggota tim, ketergantungan antar tugas, dan estimasi waktu penyelesaian.
5. Workflow Chart
Seperti namanya, workflow chart atau diagram alur kerja secara spesifik menggambarkan urutan tugas dari awal hingga akhir dalam sebuah proses. Ini membantu memastikan tidak ada langkah yang terlewat dan semua orang tahu apa yang harus dilakukan selanjutnya.
Langkah Praktis Membuat Flowchart di Canva
Meskipun kamu bisa menggunakan pulpen dan kertas, membuat flowchart secara digital jauh lebih fleksibel. Kamu bisa menggunakan whiteboard tool dan flowchart maker dari Canva yang intuitif dan mudah digunakan.
1. Tentukan Tujuan yang Jelas
Sebelum mulai, tanyakan pada dirimu sendiri: apa tujuan utama flowchart ini? Apakah untuk memetakan alur kerja bisnis, membuat panduan untuk anggota tim baru, atau melacak progres sebuah proyek? Tujuan yang jelas akan membantumu menentukan informasi apa yang perlu dimasukkan.
2. Buka Canva dan Pilih Template
Masuk ke akun Canva kamu, lalu cari “flowchart” di kolom pencarian. Kamu akan menemukan banyak sekali template yang bisa disesuaikan, baik untuk whiteboard maupun untuk desain biasa. Pilih salah satu yang paling mendekati kebutuhanmu sebagai titik awal.
3. Mulai Kustomisasi Template Kamu
Di sinilah kamu bisa mulai berkreasi. Canva menyediakan ribuan elemen grafis untuk membantumu menyusun flowchart yang informatif dan menarik.
a. Pahami Simbol Dasar Flowchart
Untuk menjaga kejelasan, ada baiknya kamu menggunakan simbol-simbol universal. Berikut adalah beberapa yang paling umum:
- Oval (Terminator): Digunakan untuk menandai titik awal (Start) dan akhir (End) dari sebuah proses.
- Persegi Panjang (Process): Mewakili satu langkah, tindakan, atau operasi dalam proses.
- Wajik (Decision): Menunjukkan sebuah titik di mana sebuah keputusan harus dibuat, biasanya dengan jawaban “Ya” atau “Tidak”.
- Jajar Genjang (Input/Output): Mewakili data atau informasi yang masuk (input) atau keluar (output) dari proses.
Jangan lupa hubungkan setiap simbol dengan garis dan panah untuk menunjukkan arah alur yang benar.
4. Sesuaikan Warna dan Font
Pilih kombinasi warna yang memiliki kontras tinggi agar mudah dibaca. Gunakan juga jenis font yang sederhana dan jelas, hindari font dekoratif yang sulit terbaca, terutama untuk teks yang berukuran kecil.
5. Ajak Tim untuk Berkolaborasi
Salah satu keunggulan menggunakan alat digital adalah kemudahan berkolaborasi. Kamu bisa membagikan akses ke proyek desainmu dan bekerja bersama tim secara real-time untuk mendapatkan masukan atau melakukan revisi.
6. Simpan dan Publikasikan Hasilnya
Setelah selesai, simpan flowchart di akun Canva kamu untuk referensi di masa mendatang. Kamu juga bisa mengunduhnya dalam berbagai format untuk dicetak, dimasukkan ke dalam presentasi, atau dibagikan secara digital.
Tips Agar Flowchart Kamu Lebih Efektif
Membuat flowchart yang fungsional adalah satu hal, tetapi membuatnya benar-benar efektif adalah hal lain. Berikut beberapa tips tambahan yang bisa kamu terapkan.
1. Jaga Agar Tetap Ringkas dan Jelas
Tujuan utama flowchart adalah menyederhanakan, bukan memperumit. Usahakan untuk menampilkannya dalam satu halaman agar mudah dilihat secara keseluruhan. Maksimalkan penggunaan simbol dan jaga agar teks tetap singkat.
2. Gunakan Simbol dan Gaya yang Konsisten
Konsistensi adalah kunci agar flowchart mudah diikuti. Jika kamu menggunakan bentuk persegi panjang untuk “Proses”, maka gunakan bentuk itu untuk semua langkah proses lainnya. Konsistensi dalam warna dan gaya garis juga sangat membantu.
3. Manfaatkan Kontras untuk Keterbacaan
Kontras yang baik antara teks dan latar belakang sangat penting untuk keterbacaan. Selain itu, kamu bisa menggunakan warna yang berbeda untuk menyorot jalur atau keputusan tertentu agar lebih menonjol dan mudah dipahami.
4. Arahkan Alur Pandangan Secara Intuitif
Pastikan alur flowchart kamu mudah diikuti secara alami, biasanya dari atas ke bawah atau dari kiri ke kanan. Gunakan garis dan panah yang jelas untuk menghubungkan setiap langkah, dan hindari garis yang saling bersilangan agar tidak membingungkan.
Kesimpulan
Pada intinya, flowchart adalah alat yang sangat kuat untuk mengubah ide atau proses yang rumit menjadi alur yang jelas dan terstruktur. Ini bukan hanya tentang membuat diagram, tetapi tentang menciptakan pemahaman bersama dalam tim.
Dengan mengikuti langkah dan tips di atas, kamu bisa membuat flowchart yang tidak hanya fungsional, tapi juga benar-benar mudah dipahami oleh siapa pun yang melihatnya.
Sumber: https://www.canva.com/learn/flowchart-design-tips/
Sama seperti flowchart yang membantu memetakan proses bisnismu, brand yang kuat juga membutuhkan perencanaan visual yang matang. Temukan bagaimana jasa desain logo dan layanan jasa branding profesional kami dapat membantu membangun fondasi brand kamu secara terstruktur.
